Jak wynika z badania Deloitte Global Human Capital Trends 2019, 76% firm w Polsce potwierdza, że zmiany w technologiach HR są jednym z najważniejszych trendów w obszarze zarządzania procesami HR. System HR jest po prostu niezbędny, jeśli firma chce sprawnie zarządzać procesami HR i ponosić swoją konkurencyjność. Jednocześnie, tylko 34% uważa się za dobrze przygotowanych do tego, by stosować nowoczesne rozwiązania HR, a jedynie 7% działów HR jest w pełni gotowych na technologię HR.

O tym, że działy HR powinny umieć mierzyć swoją efektywność biznesową, opierać się na danych i w oparciu o nie weryfikować swoje działania, mówi się już od kilkunastu lat. Duże korporacje są w stanie to robić – wdrażają technologie HR i stają się HR Data Driven. W firmach średniej wielkości widać, że mimo dobrych chęci, działy HR nadal są bardziej humanistyczne, niż technologiczne, ado pomysłu usprawnienia swoich procesów HR dzięki wdrożeniu aplikacji podchodzą jak pies do jeża. Gdzie leży przyczyna?

Obawa przed zmianą

Obszar oporu przed zmianą, jaką odczuwają pracownicy to temat, którym HR-owcy zajmują się od lat. Warsztaty i szkolenia uczą ich tego, jak poradzić sobie z typowymi źródłami oporu przed zmianą i jak pomóc pracownikom je zaakceptować. Problem w tym, że HR-owiec też jest pracownikiem, a wdrożenie systemu HR zmianą, wobec której odczuwa takie same obawy jak jego podopieczni.

Potencjalne obawy to: lęk przed utratą pracy (skoro system HR zautomatyzuje mi pracę i oszczędzi 30 godzin w miesiącu, to na pewno kogoś zwolnią), niejasno stawiane cele i oczekiwania wobec wdrożenia systemu (nie wiem, po co nam system do rekrutacji, przecież od lat pracuję na mailu i jest dobrze), poczucie braku kontroli (a co, jeśli okaże się, że moje działania nie są efektywne)?

Zamiast postrzegać system HR jako wsparcie, działy HR częstopostrzegają go jako potencjalne zagrożenie i utrudnienie, które może „ujawnić” luki i problemy bądź wprost doprowadzić do redukcji zatrudnienia.

Tymczasem wdrożenie aplikacji usprawniającej procesy HR nie powinno nigdy mieć na celu zastąpienia pracownika technologią. Celem jest:

• redukcja czasu, który spędza on na nieproduktywnych, powtarzalnych czynnościach,
• dostarczenie mu danych, dzięki którym możliwa będzie weryfikacja i poprawa realizowanych procesów,
• ułatwienie pracy i życia w firmie pozostałym pracownikom, co wpłynie pozytywnie na Employee Experience i podniesie (a nie obniży) efektywność działu HR.

Brak wyobraźni technologicznej pracowników HR

System HR może pojawić się w firmie jako oprogramowanie dedykowane (on-premise) oraz aplikacja typu SaaS. O ile za pomocą oprogramowania dedykowanego można odzwierciedlić idealnie wszystkie procesy zachodzące w firmie, o tyle SaaS wymaga elastycznegodopasowania.

Większość producentów chmurowych rozwiązań systemów HR ma świadomość tego, że nie ma jednego modelu zarządzania zespołem. Każda firma stosuje własne rozwiązania, metodologię, zasady pracy na linii HR- pracownicy. Dlatego oprogramowanie HR, które dostarczają, jest tak skonstruowane, by możliwe było dopasowanie go do specyfiki firmy.

Pracownik HR testując system HR, którego będzie używał, musi umieć wyjść poza schemat w jakim obecnie funkcjonuje i sprawdzić, czy wybrane narzędzie można do niego dopasować, a może warto rozważyć zmianę, która dzięki wsparciu systemu HR będzie bardziej efektywna niż stosowane do tej pory rozwiązania?

Na przykład, firma wprowadza pracowników do firmy za pomocą wewnętrznych prezentacji. Pracownik HR szuka zatem narzędzia, które pozwoli prowadzić ciekawsze i bardziej interaktywne prezentacje. Tymczasem, gdyby zainteresował się system do onboardingu, mógłby znaleźć narzędzie, które pozwala zaprojektować całe ścieżki wdrożeniowe dla pracownikówpołączone z e-learningiem i możliwością śledzenia postępów pracownika oraz testowania jego wiedzy. Byłby to system znacznie bardziej efektywny i długofalowo przynoszący większe korzyści działowi HR i pracownikom.

Brak umiejętności przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej oraz testów systemu

Brak doświadczeń z systemami HR sprawia, że pracownik działu HR, który zabiera się do analizy rynku i szukania rozwiązania, często nie wie, czego szuka. Nikt nie nauczył go, jakie pytania ma zadać, na co zwracać uwagę, jak analizować czy testować system HR. Nie zna możliwości technologicznych, a niekiedy ma problem z określeniem tego, czego potrzebuje.

Inną sytuacją, potencjalnie jeszcze gorszą, jest zrzucenie zadania znalezienia odpowiedniego systemu HR na dział IT. O ile technologicznie jest do tego świetnie przygotowany, to nie znając specyfiki procesów, nie potrafi należycie ocenić wartości systemu.

Jedyne rozwiązanie to ścisła współpraca HR iIT.

Brak budżetu na system HR i problemy z jego przedstawianiem zarządowi

W Polsce nadal problemem w unowocześnianiu działów HR i wprowadzaniu do nich technologii jest budżet. Działy HR, o ile posiadają budżet na rekrutację, BHP czy szkolenia, często nie posiadają budżetu na własne działania wewnętrzne. I tu pojawia się duży problem, bo o środki na wdrożenie systemu trzeba pójść do zarządu, którego interesują przede wszystkim twarde dane, czyli koszt + zwrot z inwestycji.

Nietrudno wyobrazić sobie trudność, jaką odczuwa Manager HR dwustuosobowej firmy, kiedy ma przedstawić przełożonemu narzędzie HR obejmujące takie elementy jak: zarządzanie urlopami i nieobecnościami, rekrutację ATS, zarządzanie szkoleniami, możliwość prowadzenia ankiet pracowniczych i opcję spotkań 1:1, którego miesięczny koszy wyniesie mniej niż 1100 zł netto*!

Czy jeden specjalista HR może ogarnąć tyle tematów? Nie! Czy jeden specjalista HR kosztuje firmę znacznie więcej niż 1100 zł? Tak!

Przyzdobywaniu budżetu na system HR trzeba pamiętać, że jego zadaniem jest wspieranie a nie zastępowanie pracowników. Dzięki wdrożeniu specjalista HR ma dostęp do danych i czas. Może wyciągać wnioski, które pozwolą mu na poprawę wydajności procesów HR.

Działy HR potrzebują wsparcia w wyborze systemu HR

Aby skutecznie wdrożyć system HR, potrzebna jest współpraca wielu osób – nie tylko samych pracowników HR. Opinia IT dotycząca wydajności czy możliwości integracji systemu pozwoli wybrać narzędzie, które będzie łatwo wdrożyć. Opinia managerów innych działów, którzy za pomocą platformy będą zarządzać niektórymi procesami dotyczącymi ich pracowników, pozwoli dopasować system do ich potrzeb. W końcu opinia końcowego użytkownika – pracownika, da wgląd w to, czego to on najbardziej potrzebuje.

* Wyliczenie na bazie systemu HR tomHRM, moduły: Urlopy i Nieobecności, Zarządzanie szkoleniami, Ankiety i testy, 1:1 meeting iRekrutacja ATS dla puli do 250 pracowników, rozliczenie 12 miesięcy.