Czym jest archiwizacja danych?
Bardzo dużo osób myśli, że archiwizacja danych to nic innego jak wykonywanie kopii zapasowych. Nic bardziej mylnego. Archiwizacja jest bowiem przenoszeniem dokumentów/danych z jednego miejsca do drugiego, bez pozostawiania kopii w tym poprzednim. Dotyczy ona najczęściej tych dokumentów, które nie są już wykorzystywane, ale ich przechowanie jest niezbędne chociażby do celu późniejszego wglądu (przykładowe oprogramowanie do archiwizacji danych firmy Primesoft.pl).
Zasady właściwej archiwizacji danych
Przede wszystkim archiwizacja powinna odbywać się w miarę możliwości regularnie. W przeciwnym razie będzie znacznie trudniej ją wykonać i może dojść do zaniedbań. Drugą ważną kwestią jest kompresja plików z danymi tak, aby zajmowały jak najmniej miejsca. Kolejnymniezwykle istotnym aspektem jest upewnienie się, że konkretne dane wolno nam przechowywać i przetwarzać. Jeśli klient nie wyraził na to zgody, natychmiast muszą one zostać całkowicie usunięte z systemu. Ponadto warto zorientować się czy kiedykolwiek jeszcze dany dokument będzie nam potrzebny. Jeśli nie to należy rozważyć jego bezpieczne usunięcie. Nie można również zapomnieć o właściwej ochronie danych. Musimy mieć pewność, że tylko upoważnione osoby będą miały do nich dostęp. Jeszcze jedną ważną kwestią jest segregacja dokumentów. Dobrze jest pogrupować je np. chronologicznie lub pod względem ważności, przeznaczenia itp.
Elektroniczna archiwizacja danych
Bez wątpienia bardzo przyszłościowym i praktycznym rozwiązaniem jest elektroniczna archiwizacja danych. Odbywa się ona na podobnych zasad jak tradycyjna. Bardzo często polega ona zresztą na przenoszeniu dokumentów papierowych do systemu informatycznego. Zasady bezpieczeństwa są w tym przypadku takie same. W elektronicznej archiwizacji bardzo przydatne jestOCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Dzięki temu programowi możemy skanować dokumenty do plików, aplikacji itp. Pozwala to zaoszczędzić czas, gdyż dzięki temu nie trzeba przepisywać faktur. Poza tym pliki elektroniczne nie zajmują miejsca w biurze i w łatwy sposób można wykorzystywać je do tworzenia różnego rodzaju analiz. System elektroniczny ułatwia także wychwytywanie błędów i poprawianie ich. Oczywiście niezbędne jest odpowiednie przeszkolenie w elektronicznej archiwizacji danych. Trzeba także uważać by dostęp do plików miały tylko upoważnione osoby.